“世界机器人大赛—青少年机器人设计大赛”资料存档管理办法

第一章  总则

第一条  “世界机器人大赛—青少年机器人设计大赛”（以下简称“大赛”）资料存档工作，应按照完整性、准确性、安全性原则，由世界机器人大赛组织委员会秘书处（以下简称“大赛组委会秘书处”）和中国电子学会统一管理。

第二条  大赛资料存档应遵循以下原则:

（一）完整性原则:大赛资料需全面、系统，可以反映竞赛的实际情况；

（二）准确性原则:大赛资料需内容真实、准确，符合事实；

（三）安全性原则:大赛资料需采取有效措施，以确保相关资料安全，防止丢失、损毁和泄露。

第三条  本办法适用于大赛体系内所有竞赛组织全流程中的相关资料存档工作。

第二章  资料分类和整理

第四条  大赛资料分为以下类别:

（一）组织资料:包括大赛通知、竞赛规则规程、赛程安排、参赛指南等；

（二）竞赛资料:包括选手签字确认成绩单、裁判员签字确认成绩单、裁判员相关执裁或仲裁记录等。

第五条  大赛资料整理流程:

（一）按照资料类别进行整理和分类，做到层次分明、条理清晰；

（二）按照时间顺序进行排列，确保资料的连续性；

（三）使用统一的资料编号，便于查阅和管理；

（四）对资料进行编号、登记、编制目录，确保资料的有序管理。

第三章  资料管理和使用

第六条  大赛资料保管要求:

（一）资料原则上需存档管理5年以上；

（二）选择合适的保管环境，保持资料室温度、湿度适宜，防止资料变、虫蛀；

（三）使用防火、防盗、防潮、防尘等设施，确保资料安全；

（四）对资料进行定期检查、维护，及时发现并处理问题。

第七条  大赛资料使用要求:

（一）严格审核资料借阅和使用申请，确保申请目的合法合规、合力正当；

（二）限制资料的借阅和使用范围，仅限于大赛组委会秘书处和中国电子学会内部人员；

（三）对借阅和使用资料的人员进行登记，确保资料安全；

（四）借阅和使用资料后，应按时归还，不得擅自涂改、损毁资料。

第四章  资料销毁

第八条  大赛资料销毁要求:

（一）已过保管期限的资料，经审核批准后，方可进行销毁；

（二）资料销毁前，应进行鉴定，确保资料的完整性和准确性；

（三）资料销毁应采取符合国家规定的销毁方式，确保资料信息不被泄露。

第五章  附则

第九条  本管理办法解释权归大赛组委会秘书处。

第十条  本管理办法自公布之日起施行。